Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens

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Inhaltsangabe:Einleitung:Der Anlass für das gewählte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmännischen Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen für Nutzfahrzeuge an. Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Lösung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung für ein DMS wurde ohne eingehende Voruntersuchung gefällt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der vorliegenden Arbeit durchgeführt, um den Nutzen und die Risiken eines DMS-Einsatzes näher zu betrachten.Aus der Praktikumssicht können Gründe für die Aktualität und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Gründe sind ständig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten für die Archivierung von Dokumenten. In der kaufmännischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschäftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder. Knappe Budget-/Personalkapazitäten, hohe Ausfallhäufigkeit von geschäfts-kritischen Anwendungen, heterogene Systemlandschaft und kein Dokumentenmanagement sind weitere Einschränkungen. Die aufgezählten Mängel auf operativer und Ressourcenebene wirken sich mittel- und langfristig negativ auf die Geschäftsentwicklung aus, weil der operative Geschäftsbetrieb nicht mehr effizient genug funktioniert. Sinkende Servicequalität, nachlassende Wettbewerbsfähigkeit, geringere Umsätze und Gewinne können die Folge sein. Die genannten Probleme könnten durch einen DMS-Einsatz gelöst werden. Voraussetzung ist eine genaue Überprüfung des wirtschaftlichen Nutzens einer solchen Systemeinführung. Positive Folgen einer DMS-Nutzung können eine langfristige Kosteneinsparung, verbesserte Prozesse sowie höhere Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit sein.Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:INHALTSVERZEICHNISIIABBILDUNGSVERZEICHNISIIITABELLENVERZEICHNISIVABKÜRZUNGSVERZEICHNISVI1.EINLEITUNG12.GRUNDLAGEN42.1Terminologie42.2Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement102.2.1Revisionssichere Archivierung102.2.2Datenschutz122.2.3Datensicherheit132.3Architektur DMS142.3.1Aufbau und Einsatzbereiche152.3.2Wesentliche Funktionsbereiche172.3.3Schnittstellen und Umgebung183.IST-ANALYSE213.1Unternehmensstrategie213.2Prozessanalyse243.3Umfeld Geschäftsprozesse364.POTENTIALANALYSE384.1Balanced Scorecard394.2Time-Saving Time-Salary-Methode444.3Hedonistische […]